デジタル化とは？メリットや補助金について簡単に解説
これからの時代、ビジネスで成功を収めるためにはデジタル化が欠かせません
しかし、まず何から手を付ければよいのかわからない人や、DXとの違いがわからない人もいるでしょう
そこで本記事では、デジタル化の概要とメリット・デメリットを解説します
本記事を最後まで読めば、デジタル化を検討する企業が行なうべき理由や手順がわかります
デジタル化を検討している企業の方は、ぜひ参考にしてください
目次
デジタル化とは
デジタル化と言われても、具体的にどんなことを指すのかイメージできない人もいるでしょう
デジタル化には、大きく2つの意味があります
ひとつめの意味は、これまでアナログで処理していたものをデータ化するデジタイゼーションです
具体的には、請求書や領収書のペーパーレス化やオンライン会議の実施
クラウドサインの導入などがデジタイゼーションに含まれます
もうひとつの意味は、デジタル化することによって既存のものに付加価値を付けるデジタライゼーションです
こちらはAIやセンサーなどを使って商品の魅力をアップさせたり、企業の競争力を高めたりすることを指します
一般的に、デジタライゼーションはデジタイゼーションの先にあるものとされ、実現にはデジタイゼーションの実施が必要不可欠です
デジタル化とDXの違い
最近はニュースなどで、DX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉に触れることも多くなりました
デジタル化を検討している人のなかには「デジタル化＝DX」と考えている人も少なくありません
デジタル化とDXは非常に近しいものですが、ビジネスにおけるDXは、さらに一歩踏み込んだ状態を指します
DXでは、デジタル技術により、さらに人々の暮らしがよいものに進歩していく変革を重要視しているのです
たとえばスマートフォンアプリの位置情報を利用して、事業者と顧客のマッチングを行うなど、アプリによってこれまでなかったニーズを掘り起こすことはDXといえるでしょう
DXを実現するには、まずデジタイゼーション・デジタライゼーションが実施されている必要があり、DXはその延長線上で展開されるものと言えます
デジタル化がもたらすメリット
ここからは、デジタル化がもたらすメリットをみていきましょう
デジタル化には、大きく5つのメリットがあります
生産性の向上と人手不足の解消につながる
デジタル化がもたらすメリットのひとつは、生産性の向上と人手不足の解消です
現在の日本は少子高齢社会で、人口減少が大きな社会問題となっています
このまま人口が減り続ければ、将来的に人材不足に陥る企業も決して少なくないでしょう
そこで注目を集めているのが、デジタル化・DXです
業務のデジタル化を進めることで効率が上るため、少人数でも生産性を確保しながら、企業競争力を保つことができると考えられています
また、テレワークやフレックスタイムといった、多様な働き方ニーズに応えられるようになるため、より優秀な人材を獲得しやすくなるのも、デジタル化のメリットです
働き方の多様化とBCP対策につながる
インターネット環境とネットに接続されたデバイスがあれば、時間・場所を問わず仕事ができるようになるのも魅力です
書類のやり取りや業務のフローをデジタル化することで、自分の都合に合わせて在宅勤務・サテライト勤務ができるようになります
出社することなく、いつ・どこからでも必要なデータにアクセスできる環境を整えることは、災害時など緊急事態が起きた際のBCP対策としても有効です
社内の情報共有を一元管理できる
社内の情報共有を一元管理できるのも、デジタル化するメリットです
たとえば、複数の場所に同じファイルが保存されている場合、ある場所のファイルが更新されても、ほかのファイルの更新が行なわれず、情報の不整合が起きることがあります
しかし、一元管理できるようになれば、一度の更新作業で確実にすべての情報が更新できるようになるため、情報の不整合が起きにくくなるでしょう
データの重複や不整合が解消されれば、情報の管理が容易になり、企業・部門での情報共有もしやすくなるため、作業の効率化が期待できます
商品やサービスに付加価値をつけられる
デジタル化を行なってデータが活用できるようになると、商品やサービスに付加価値を付けることも可能になります
データから顧客のニーズを探り、AIを使って顧客対応を行なうことで、より顧客が満足できる商品・サービスが提供できるようになるのは大きな魅力です
これからの時代、ビジネスにおいてデジタル化は避けて通れません
デジタル化を行なうことは、商品やサービスに付加価値を付けて、企業の競争力を高めることにつながります
世界に向けた事業の展開が行いやすくなる
それまで対面でしか提供していなかったサービスを、インターネットを通じてオンラインで提供できるようになると、世界規模で顧客の獲得が可能になります
とくに、現在の日本は人口減少の只中にあり、これから国内市場は、徐々に縮小していくと予想せざるを得ません
しかし、デジタル化を通じて世界規模で顧客が獲得できるようになれば、今まで開拓してこなかった市場でビジネスを成功させるチャンスが得られるでしょう
世界規模で事業を展開できるようになるのは、デジタル化のメリットのひとつです
デジタル化がもたらすデメリット
これからのビジネスに必要不可欠であるデジタル化ですが、導入するデメリットもあります
デジタル化を行なう際は、デジタル化のデメリットもきちんと把握しておくことが重要です
3つのデメリットをひとつずつみていきましょう
初期費用や維持費用が発生する
デジタル化をするひとつめのデメリットは、初期費用や維持費用が発生することです
それぞれの企業に合ったデジタル化を進めるには、設備投資だけでなく、デジタル化を主導する人材への投資も欠かせません
また、導入すればそれでよいというものではなく、折に付け運用や方向性を見直す必要もあります
長期的に見ると、ペーパーレス化やクラウド活用によるコストの削減が見込めますが、デジタル化を導入する際はある程度の投資が必要です
社内の理解を得る必要がある
デジタル化するにあたっては、社内の理解を得る必要があることもデメリットと言えるでしょう
業務をデジタル化すると、それまでのやり方や流れが変わることも珍しくありません
そのため、人によっては不慣れなものへの抵抗感から、デジタル化に反対することがあります
とくに、ITやデジタルに馴染みのない世代からの反発が予想され、社内の分断につながるリスクもゼロではありません
デジタル化を進める際は、現場と経営陣が一体となって混乱を防ぐことが必要です
厳重なセキュリティ対策が必要となる
アナログで業務を行っていたときよりも、サイバー攻撃や内部からの情報流出のリスクが高まるのは、デジタル化のデメリットです
インターネット上で、さまざまな書類やデータが管理できるようになるのはデジタル化のメリットですが、それは裏を返せば、あらゆる書類・データへのアクセスが可能になるということでもあります
クラウド型のシステムを運用する際は、とくにセキュリティを強化するだけでなく、常にアップデートし続けなければなりません
セキュリティに欠陥があった場合、そこから機密情報や重要書類のデータが流出するリスクが高まります
業界別に見るデジタル化の例
ここからは、業界別にデジタル化の例をみていきましょう
製造業
製造業におけるデジタル化の最たるものが、ロボットの導入です
ロボットを導入することで、ヒューマンエラーの防止や生産性の向上が期待できます
ロボットをはじめとする機械は、人間と違って長時間同じ作業を行っても集中力が途切れません
常に一定の精度を保って、素早く異物や不良品を取り除けるので、品質の向上にも寄与しています
また、最近はIoT機器を導入する企業も増えてきました
機器をネットワークにつなぐことで、いち早く機器の不具合を検知したり、生産工程を可視化したりすることで、生産のロスの防止や生産工程における課題の発見が容易になります
物流業
物流業界では、これまで人が手作業でやってきたピッキング作業や配送を自動化する企業が増えています
倉庫管理や在庫管理システムの導入も非常に盛んです
AIを使って、効率的な配送ルートを検索するといったことも日常的に行なわれており、デジタル化によって、業務負担の軽減や人材不足の解消、顧客満足度の向上が期待されています
小売業
小売業では、管理システムを導入することで販売数や在庫数、売上など、さまざまな情報の正確な把握が広く行われています
これらデータの一元的な把握は、セルフレジやキャッシュレス対応レジを導入するのに、避けては通れません
セルフレジやキャッシュレス対応レジの導入は、人手不足解消やレジ前の混雑解消、顧客満足度の向上につながります
金融業
金融業におけるデジタル化のひとつが、デジタルバンクの開設です
入出金や振り込み、送金など銀行の窓口で受けられるサービスが、スマートフォンのアプリから行えるということで、現在大きな注目を集めています
それだけでなく、OCR技術を用いた帳票の自動読み取りや、AI審査の導入といったことも積極的に行なわれており、従業員の負担軽減や業務効率化が進められています
デジタル化の必要性を判断する基準
では、デジタル化が必要かどうかは、どう判断すればよいのでしょうか？デジタル化の必要性を判断するには、次の2つの点をチェックしてください
社内での不便な点がどれだけあるか
デジタル化が必要かどうかを判断するひとつめのポイントは、社内に不便な点がどれだけあるかです
たとえば次のようなことはないか、普段の業務をチェックしてみましょう
・タイムカードの打刻・集計に手間がかかっている
・業務における指示・コミュニケーションツールが統一されていない
・必要な資料やデータを探すのに時間がかかっている
・会議資料を印刷する手間・紙のコストがかかっている
これらの不便なことは、デジタル化することで改善できます
タイムカードに代わって勤怠管理ツールを導入したり、ビジネス用のチャットツールを利用したりすれば、手間が省けて業務効率を上げることができるでしょう
普段の業務のなかで「もっとこうだったら便利なのに」「この作業がなければいいのに」と思うことをリストアップすることが、デジタル化の必要性を判断するカギです
今後どのような事業を展開していきたいか
今後、どのような事業をどれぐらいの規模で展開していきたいか、という事業計画もデジタル化の必要性を判断する重要なポイントです
まず、今後の事業で達成したいことを明確にしましょう
デジタル化は、あくまでも目標達成の手段であり、デジタル化することそのものが目標ではありません
デジタル化によって、どれだけその目標が達成できるかどうかをシミュレーションしながら考えることで、デジタル化の必要性が見えてきます
デジタル化を検討する企業が取り入れるべきこと
最後に、デジタル化を検討する企業が取り入れるべきことをお伝えします
スムーズに業務をデジタル化し、今後も業績を伸ばしていくためには、過不足なくデジタル化を進めなければなりません
デジタル化にあたって取り入れるべきことは、次の7つです
業務の可視化
デジタル化をするにあたって最も大切なのは、普段行っている業務を可視化することです
普段行っている業務をリストにして、無駄な手間や時間がかかっている業務がないか、改善できそうな業務はないかチェックしてください
必要に応じて、現場で業務にあたる従業員から、デジタル化してほしい業務をヒアリングするのもよいでしょう
業務を可視化することで、デジタル化が必要かどうか・必要ならどの業務を優先してデジタル化すべきかがわかります
業務課題のピックアップ
デジタル化の必要性がある業務が見つかったら、その業務の課題をピックアップしましょう
そのうえで、本当にデジタル化すべきか・デジタル化することで課題が解消できるかをチェックしてください
デジタル化は、あくまでも業務の効率化や目標達成の手段であり、デジタル化することが目標ではありません
デジタル化することでどのようなメリットがあるのか、デジタル化することでどれぐらいの改善が見込めるか、具体的にシミュレーションすることが大切です
デジタル人材の確保と育成
デジタル化することが決定したら、デジタル人材の確保と育成を行なってください
デジタル化は、主導する人のスキルや能力によって成否が分かれると言っても過言ではありません
経営陣だけでなく従業員にも研修を行い、デジタル化の意義の共有や、ITリテラシーの向上を図りましょう
もし、自社でデジタル化を推進するIT人材を雇用するのが難しい場合は、アウトソーシングも検討してください
クラウド化の対応
データや書類を一元的に管理できるようにするには、データ管理をクラウド化するのが効果的です
データ管理をクラウド化すれば、情報の更新も容易になります
クラウド化をするにあたっては、普段活用している情報を1ヶ所に集約し、クラウド化に対応できるよう準備しましょう
古いデータや使わない資料などは、この機会に処分するか、デジタル化してデータベースに登録するとクラウド化がスムーズです
デジタルならではの働き方
デジタルならではの働き方を取り入れることも大切です
デジタル化することで、ネット環境があればいつ・どこからでも自由に、仕事に必要なデータや書類にアクセスできるようになります
ビジネス用のチャットやオンライン会議システムを使えば、場所に囚われずオンラインでコミュニケーションを取ることも可能です
デジタル化するのであれば、この機会にテレワークやフレックスタイム制、在宅勤務など多様な働き方を取り入れることで、従業員の意欲向上や働きやすさ向上が期待できます
導入しやすいツールの選定
デジタル化するにあたっては、導入しやすいツールを選定することも大切です
さまざまなツールがあるので、次の点をチェックして自社が使いやすいツールを導入しましょう
・デジタル化の目的を達成できるツールか
・セキュリティ対策は十分か
・従業員が使いやすいツールか
とくに3つめの従業員が使いやすいツールかどうかは、実際に使用してもらうなどして、現場の声を聞きながら判断することが大切です
使いにくいツールを導入すると、思うようにデジタル化が進まないばかりか、デジタル化が途中でストップしてしまう原因にもなりかねません
たとえば近年では、業務マニュアルのデジタル化も定着しつつありますが、ツールの検討を行う際に、マニュアル制作のノウハウのあるメーカーのツールと、そうでないメーカーのツールでは、使いやすさに大きな差がつくでしょう
長年のノウハウを活かしたデジタルマニュアル「マニュサポ」はこちらでご紹介しています
定期的な効果測定
デジタル化したら、定期的な効果測定も導入しましょう
現在の方向性でデジタル化を進めて本当に目標が達成できるのか、より業務改善につながる方法はないかなど、現在のデジタル化を見直してください
定期的に効果測定を行って目標を再設定したり、デジタル化の方法を見直したりすることで、より生産性や業務効率を改善させることができるようになります
まとめ
これからの時代、業務のデジタル化は避けて通れません
スムーズに業務をデジタル化するためには、普段の業務を見直して「こうだったらいいな」「ここが不便だな」というポイントを洗い出すことが肝心です
しかし、デジタル化はあくまでも目標達成の手段にすぎません
目標達成につながるデジタル化を推進するためにも、設備や人材への投資は惜しまないようにしましょう
業務のデジタル化は、業務効率改善や人材不足の解消だけでなく、顧客満足度の向上や事業規模の拡大などにもつながります
いっぽう、セキュリティ面のリスクや初期費用・維持費用の発生など、リスクや負担があるのも事実です
業務のデジタル化を検討しているのであれば、デジタル化のメリット・デメリットをきちんと把握し、デジタル化そのものが目標にならないように進めていきましょう
