業務の流れや機械の操作方法を書いたマニュアルを作る際、読みやすく作成するコツがわからず、お悩みではないでしょうか。文章での説明は、口頭で説明するよりもずっと困難なものです。
一言でマニュアルと言っても、さまざまな種類があり、説明内容のレベルも異なります。しかし、どのようなマニュアルでも共通する書き方のポイントを押さえることで、読みやすいマニュアルを作成できるでしょう。
本記事では、マニュアルの作成時に役立つ書き方のコツを解説します。この記事を読むことで、誰が見ても分かりやすいマニュアルを作れるようになるでしょう。ぜひ参考にしてください。
マニュアル作成で直面しやすい問題
マニュアルには、業務の流れを説明するための業務マニュアル、機器の操作方法を説明するための操作マニュアル、製品の仕様などを説明するための製品マニュアルなどがあります。
どのようなマニュアルを作る場合でも、マニュアルの作成には押さえておきたい共通のポイントが存在します。ここでは、そのポイントについて解説します。
文章が読みにくい
読みにくいと感じる文章には、以下の特徴があります。
●誤字脱字が多い文章
●語尾が統一されていない文章
●表現が統一されていない文章
●読み手が複数の意味に解釈できる文章
誤字脱字は、製品を購入した一般ユーザーが読む操作マニュアルや製品マニュアルにおいて、基本的にあってはならないことです。業務マニュアルであれば、同じ会社の社員が読むものなので、多少の誤字脱字があっても読んでもらえる可能性は高いでしょう。
人間は、脳内で文章を補完して読めるため、多少の誤字脱字があっても読めてしまいます。しかし、違和感を抱きながら読むため、誤字脱字があると読みにくさを感じてしまいます。
また、誤字脱字が頻繁にあると、文章のチェックすらされていない作りの甘いマニュアルと判断され、内容そのものに不信感を持たれかねません。さらに、製品マニュアルであれば、製品本体への不信感を募らせる場合もあるでしょう。
こういった事態を避けるためには、誤字脱字をチェックすることが大切です。とくに作成者本人は、誤字脱字はないものと思い込んで文章を書いているため、視界に入っていても気づいていない場合が多いです。
このため、別の担当者による校閲の実施や、時間をあけて読み返してみるなどの対策が有効です。
文章の中に「～です」と「～である」などの違う語尾が混在している場合も、読みにくさにつながる原因です。複数の語尾が混在しないように気をつけましょう。マニュアルは、基本的に「ですます」調で作成すれば問題ありません。
表現が統一されていない文章とは、同じ意味の言葉を違う単語で表現することです。たとえば「ボタンを押下する」「ボタンをクリックする」「ボタンを押す」のように、これらはすべて同じ意味ですが、違う単語を使って表現しています。
同じ意味にもかかわらず違う単語で表現すると、マニュアルの読者は混乱してしまい、不要な誤解を招くため、表現は統一しましょう。
また、読み手が複数の意味に解釈できる文章も、読みにくさを感じるでしょう。たとえば「マニュアルを作成したのは、人事部、担当の田中さんです」という文章がある場合、マニュアルを作成したのは「人事部のメンバー＋担当の田中さん」もしくは「人事部に所属している担当の田中さん」という解釈もできます。
マニュアルは、中身のほとんどが文章であるため、文章の読みにくさはマニュアルを読んでもらえるかどうかに直結する要素です。
たとえば、あなたがWEB上で調べ物をしているとき、閲覧したWEBサイトの文章が読みにくかったら、その時点で読む気がなくなってしまい、おそらく戻るボタンを押しているはずです。
マニュアルの場合も同様に、読者が読みにくさを感じると読む気を失くしてしまい、マニュアルを閉じてしまう可能性があります。したがって、マニュアルを作成するときは、なるべくシンプルかつ、必要な事項を的確に伝える文章を作成しましょう。
構成のバランスが悪い
マニュアルを作成するときには、読者が読みやすいように目次をつけます。しかし、目次に登場しない見出しがあると、読者はそのときに読みたい見出しだけを探せません。検索性を高めるためにも、目次にはすべての見出しを含めるようにしましょう。
とはいえ、あまりにも階層を深く作りすぎると、目次自体が膨大なボリュームになってしまうため、注意が必要です。
文章の情報構造が統一されていない
マニュアルに記載されている文章が、句読点で区切られておらず長文が続いていたり、段落分けが不自然だったりすると、読者は読みにくさを感じます。
マニュアルを作成するときは、文章を短く簡潔に区切り、適切に段落を使うことで、細かな情報のまとまりを示すことができます。
また、箇条書きを使ってリストアップすることも効果的です。箇条書きを使う際は、なるべく先頭の文字を統一しましょう。番号での箇条書きと、アルファベットでの箇条書きが混在すると、読みにくくなってしまいます。
レイアウトが統一されていない
マニュアルには、テキスト、画像、図表、表など、さまざまな情報が含まれます。マニュアルを作成する際には、これらの情報を適切にバランスよく配置することが重要です。
たとえば、テキストばかりで図表や表をほとんど使用しないマニュアルは、読者が読みにくさを感じる可能性があります。
逆に、図表や表ばかりでテキストが少ないマニュアルも、重要な事項が伝わらず、理解しにくくなる可能性があります。マニュアルを作成する際は、テキストと図表のバランスに注意しましょう。
ユーザーが利用しづらい
索引や目次が付けられていないと、読者が目的のキーワードからマニュアル内を検索できないため、使いにくいマニュアルになってしまいます。
またマニュアル内で、同じ意味の単語を違うキーワードで表現している場合も、目的のキーワードで検索できないため、非常に使いにくさを感じるでしょう。
そのほか、重要度の高いものと、重要度の低いものが同じ色使いや大きさで書かれていると、読者はどの部分が重要なのか判断できません。逆に、色を付けすぎるのも見づらさの原因となるため、バランスが大切です。
マニュアル作成における書き方のコツ
ここまでで、マニュアルが読みにくくなってしまう原因を解説しました。ここからは、マニュアルを読みやすく作成するためのコツをご紹介します。
テーマを明確にする
まずは、マニュアルの目的や内容を明確にすることが重要です。マニュアルを読む人が何を知りたいのか、何を学びたいのかを理解し、その目的に合わせた内容を提供することが大切です。
テーマを明確に決めておくことで、マニュアルを作成しているときに、解説の方向性がそれてしまうのを防げます。
読み手のレベルに合った文体にする
マニュアルの読み手に合わせた文体を使うことが重要です。読者が一般の人であれば、専門用語を避け、わかりやすい言葉で書きましょう。
マニュアルを作成する人にとっては簡単な言葉であっても、読者には理解が困難な言葉もあります。マニュアルにおいて大事なのは、難解な文章ではなく、読者がスムーズに理解できる文章です。
専門用語は控える
マニュアルを作成する際には、読者を想定することが重要です。マニュアルの読者は、その製品やサービスに関する知識や経験がある人の場合もあれば、まったく知識がない人が読む場合もあります。
そのため、マニュアルを作成する前に、読者のプロファイルを明確にすることが必要です。もし、読者に知識がなく、専門用語や略語を理解できない場合、専門用語を多用したマニュアルでは大きな効果を望めません。
そのため、マニュアルを作成する際には、読者が理解しやすいように、専門用語や略語の使用を控え、簡単な表現で記載しましょう。
ただし、専門家が読むマニュアルの場合は、適切な専門用語を使用することが望ましいです。その場合でも、読者が理解できるように、必要に応じて説明を加えるとよいでしょう。
要点を明確にする
マニュアル作成においては、不必要な部分を省き、必要な情報だけを提供するようにしましょう。情報が多すぎると読者が混乱し、必要な情報を見つけることが困難になります。そのため、情報の選定と要約が必要です。
マニュアルに記載する情報は、製品やサービスの使用方法や、トラブルシューティング、操作方法などが挙げられます。ただし、すべての情報を網羅する必要はありません。読み手が自分で調べられる情報や、あまり重要でない情報は省きましょう。
マニュアルには、読者が疑問に思うであろう点や、よくあるトラブルなども記載することが望ましいです。そのような情報を事前に予測し、適切に記載することで、読者の不安を解消し、製品やサービスの利用につなげられます。
また、情報を提供する際には、要点を明確にし、わかりやすくまとめましょう。長い文章や複雑な手順を簡潔にまとめることで、読者が理解しやすくなります。
図やイラストなどを用いる
図やイラストを使うことで、わかりやすく視覚的に説明することができます。図やイラストを使う際には、読者が理解しやすいように、適切な大きさや配置で表示しましょう。
また、図やイラストには、必要な情報を的確に表現するために、適切なラベルや説明を付けることが重要です。
さらに、図やイラストを使う際には、読者の知識や理解度に合わせて、適切なレベルの図やイラストを選択して使いましょう。たとえば、初心者向けの教材では、基本的な概念をわかりやすく表現するシンプルな図やイラストが適しています。
いっぽう、専門家向けのマニュアルでは、より詳細な情報を表現する複雑な図や、イラストが必要になる場合があります。
注意点として、図やイラストを用いる際は、テキストのボリュームとのバランスが大切です。図やイラストばかり使いすぎると、読者が意図を理解できなくなることもあるため注意しましょう。
検索しやすくする
マニュアルは、読者が必要な情報を素早く見つけられるように、見出しや索引を使って、検索しやすくすることが大切です。とくに、大量の情報が含まれる場合には、情報を整理し、階層的に表示することで、利用者が必要な情報に素早くアクセスできるようにしましょう。
マニュアルは検索しやすくすることが重要ですが、注意点もあります。たとえば、見出しは、目次や索引から検索されるため、見出し自体が的確であることが重要です。
また、索引には、ページ番号や項目名など、確認可能な情報が含めるようにしましょう。マニュアル内にある重要な用語や専門用語を把握し、それらを索引や検索キーワードに含めることも大切です。
ノウハウを記載する
マニュアルは、その仕事や業務に必要なノウハウを提供することが大切です。業務での失敗経験から得たノウハウをマニュアルに記載することで、読み手は同じ失敗を回避できます。
ブラッシュアップする
マニュアルは、一度作成したら終わりにするのではなく、定期的に更新して、最新の情報を提供することが重要です。
たとえば、業務マニュアルを作成する場合であれば、時間が経てば業務の手順が変わる可能性もあります。操作マニュアルであれば、製品がアップデートされた場合に、操作が変わる場合もあるでしょう。
こういった場合に、情報が古いマニュアルのままでは存在意義が薄れてしまいます。手順や製品の変更に対応し、適宜最新のデータに更新することで、存在意義のあるマニュアルが完成します。
また、マニュアルに対するフィードバックを受け付け、改善を加えていくとさらによいでしょう。改善されたマニュアルは、より使いやすく、効果的なものになります。
マニュアル作成前の準備
ここでは、マニュアルを作成する前に準備しておくべき内容を解説します。
利用目的と利用者を決定する
マニュアルを作成する場合は、誰が何のために読むのかを決めましょう。ターゲットとなる対象を明確にすることで、マニュアルに記載する内容を、どこまで細かく解説するかが決まります。また、ターゲットを明確にすることで、読者目線に立ったマニュアルを作成できます。
テンプレートや作成ツールを利用する
ページごとにレイアウトや構成に差があると、読者が読みにくさを感じる原因になります。テンプレートや作成ツールを利用することで、一貫性のあるマニュアルを作成できます。
またマニュアルは、場合によって数百ページにも及ぶ、長大なコンテンツになることもあります。こういった長大なコンテンツを作成する場合、新しいページフォーマットを都度作るのでは、時間がかかりすぎてしまいます。
テンプレートや作成ツールを利用すれば、フォーマットが作成された状態からマニュアルを作成できるため、非常に効率的です。
こちらのページでは、印刷会社のノウハウから生まれたデジタルマニュアルサポート「マニュサポ」についてご紹介しています。
マニュアル作成から運用までの流れ
ここでは、マニュアルを作成するところから、実際に運用するまでの流れを段階的に分けて解説していきます。
STEP1.作成スケジュールの決定
マニュアルの作成スケジュールを決めます。マニュアルが必要になるタイミングに合わせて、必要な作業期間を逆算して考えましょう。
たとえば、新人研修のマニュアルを作成するのであれば、新入社員が入社する4月には完成していなくてはなりません。情報収集、作成、最終確認まで行うためには、余裕を持った時間設定が必要です。
STEP2.情報収集および情報整理
マニュアル作成に必要な情報を収集して整理します。基本的な内容から、トラブルの際の対処法や、有事の際の問い合わせ先の情報などをまとめましょう。
そのページを作成する段階になってから必要な情報を集めてもよいですが、作成前にひととおり集めておくことで、全体の構成も考えやすく効率的です。
マニュアルの内容によっては、作成者の知識だけでは内容が薄くなってしまうこともあるでしょう。可能であれば関係者から情報を収集して、濃い情報を揃えておきたいところです。
STEP3.構成や目次の決定
収集した情報をもとに、マニュアルに記載する内容や目次を決定します。誰が読む、何のためのマニュアルなのかを意識して、不必要な情報は削ぎ落としていきましょう。目次にはすべての見出しが含まれるようにして、目次の検索性を高めましょう。
STEP4.マニュアルの作成
マニュアルを作成します。読者の目線に立ち、わかりやすくなるように工夫していきましょう。
作成にあたっては、専門知識がない人が読むマニュアルであれば、難しい言葉を使わずに、簡単な言葉で表現するようにしましょう。また、冗長な表現は省き、できるだけシンプルにまとめます。
図や表を使うことで、より分かりやすくできますが、使いすぎは趣旨が伝わらなくなるため要注意です。また、フォント、文字の大きさ、フォントカラーなどにも一貫性を持たせ、重要な部分だけハイライトするなどの工夫を行うとよいでしょう。
STEP5.マニュアルの運用
作成したマニュアルを配布するなどして、運用していきます。マニュアルは作成したら終わりというわけではありません。業務の手順や機器の操作方法などは、時間が経過すると変更が生じることがあるためです。
マニュアルも、手順や内容の変更に合わせて適宜、情報の更新が必要です。簡単に加筆修正ができるように、変更内容や日付、変更作業担当者の情報を残しておくとよいでしょう。
こういった情報を残しておかないと、どこまで変更したのか、最新の内容が反映されているのかがわからず、混乱を招きます。
また、運用していくなかで、自分だけでは気づかなかった点について、読者からフィードバックが得られることもあるでしょう。こういったフィードバックは、積極的にマニュアルに取り入れていくことで、よりよいマニュアルにブラッシュアップできます。
まとめ
本記事では、マニュアル作成における書き方のコツや、作成から運用までの流れを解説しました。マニュアルには、さまざまな種類があり、種類によって読者も異なります。
そのため、マニュアルの作成時には、誰が何のために読むマニュアルであるかを明確にして作成していくことが、成功へのポイントです。
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